收集反馈来提高你的事件的经验

科学会议的反馈形式进化COVID-19大流行已迫使在线活动。通常发给与会者,他们订了出租车离开机场和火车站,纸形式,通常运行到数百,收集分析观众的反馈关于谈判,研讨会,海报展示,午餐时间网络和晚上招待会,收集改进的建议。

虚拟事件是一个机会重新思考如何征求反馈和行动(见“把答案”)。如果你刚开始运行的一个事件,想找出你的代表,扬声器和赞助商的思想,你可以从四个活动组织者的建议中受益。

林肯LAUHON:利用技术

西北大学材料科学与工程教授,美国伊利诺斯州埃文斯顿。

我第一次参与了材料研究协会(夫人)作为研讨会的组织者12年前。这是一个很好的方式对于一个青年研究员组织会议的经验,和我现在主持会议委员会,我夫人的帮助协调工作人员和大型活动的组织团队5000 - 6000来自世界各地的参加者。

夫人,一个专门的委员会从研讨会参与者和组织者那里征求反馈来改善未来的会议。这是在大流行期间尤其有用,因为会议格式必须进化以适应虚拟观众。反馈导致我们调整计划的生活事件,例如通过安排早上全体讲座对于美国和转移下午座谈会晚上这样来自亚洲的研究人员可以参与。

我们也在尝试的方法来提高海报主持人的虚拟会议体验。我们将住poster-awards会议和宣传海报在口语会话来吸引观众,提高年轻研究人员的可见性。在公布获奖者名单之前,通过电子邮件,没有吸引尽可能多的关注我们想。因为这样的想法是新的,它使收集的反馈更有价值。我们希望能组织一个混合会议——part-in-person和part-virtual——今年,和集成反馈从我们以前的物理和虚拟会议将会非常方便。

收藏:事件指南

我们也努力增加青年科学家参与社会活动,如主持会议、和反馈形式将是至关重要的,以帮助我们了解他们愿意参与其中。夫人网站提供关于志愿活动的信息,但是我们被告知它似乎并不欢迎我们旨在吸引多样化的志愿者。这是,我们发现,因为它未能提供足够的细节目前规划委员会成员的责任和概要文件——志愿者经常要接触问题。提供的反馈我们的想法如何获取更多的年轻研究人员,包括特殊利益集团的形成建立连接的共同利益。

会议技术,包括移动应用程序也是一个伟大的方式传播信息和收集与会者的反馈。我们已经探讨了智能手机上使用的应用程序提供实时反馈和征求问题在演讲或会议期间加强接触。也就是说,应用程序开发动作迅速,在会议平台的进化的同时,结合你的会议应用程序与平台你使用在线主办会议可以组织大型混合会议时一个巨大的挑战。

凯特萨金特:提供激励措施

事件管理器在Bioscientifica,英国布里斯托尔。

我有20多年的经验在事件管理,和现在副董事总经理Bioscientifica,内分泌学的活动公司旗下的英国社会。我们提供管理服务的科学事件。

反馈通常是请求后一个事件,但有很大的价值,它活着,当与会者订婚了。虚拟事件,消息可以会谈时直接由活动组织者和扬声器,这样我们可以理解为什么与会者选择到一个特定的会话,会话将会产生什么样的影响他们的工作。

我建议得到反馈不仅来自代表,而且也从扬声器,组织者和赞助商。他们从不同的角度提供了视角。确保反馈平衡,不只是来自极好或极坏的经验,考虑提供激励奖吸引等期刊订阅和免费注册。冷漠的人对你的事件不会参与你的调查,除非他们有一个很好的理由。

有时反馈还不清楚或矛盾。在2016年的一个会议上,我们将从物理海报发表会议,电子的。与会者必须滚动电子海报数据库。他们只看着海报在他们的研究领域,并告诉我们他们错过了那些“惊喜”的发现从随机行走在海报大厅得到咖啡和快速聊天。我们也有反馈,电子海报倡议是在节约成本和环境可持续性的帮助。为了解决这个难题,我们实现了一个新计划的高层抽象被选为我们的评论者提出了物理的海报,而其他人则表现为电子海报。当反馈提供了一个这样的冲突,它有助于创新确定一个中间立场。

马西RIZZO:沟通调查反应的变化

内容,国际和自定义事件,麻省理工学院技术评论剑桥,麻萨诸塞州,美国。

我的公司帮助把麻省理工学院技术评论编辑声音阶段,策划项目和采购专家应对新兴技术的影响在世界各地的行业。

它有助于具体当你捕捉观众的反馈来帮助制定年度活动计划,你希望与会者将返回在接下来的赛季。这可能包括评级单个扬声器,或整个项目,是否它是遇到了与会者的期望。鼓励重复考勤,重要的是沟通回反应者,他们的输入和反馈已经听到和考虑。营销努力旨在回归观众是有帮助的。消息的主题可能会从“我们听说你在清单事件标题之前,例如。

在虚拟事件,数据分析也提供见解对观众和订婚的水平。这些包括多久他们呆在一个会话,最佳的会议时间是什么,甚至是首选的演讲风格。我们可以交流的人,没有做什么工作为他们的演示。

AMULYA TATIPELLI:定制你的反馈形式

业务发展副Biogate科学中心,海得拉巴,印度。

Biogate科学中心是一家旨在汇集领导人在学术界和产业界的科学活动。

平均来说,我们得到60 - 70%的反应率调查,这是非常高的。原因之一是,我们定制我们的反馈形式:根据参与者,我们关注的是不同类型的问题。

例如,如果会谈与会人员有简单的看,我们关注的是探索性的问题如“你x在小组会议的经历?”、“小组会议是最有用的,为什么?”和“额外的话题你想包括什么?”

但对于与会者谁注册和推广他们的产品或品牌说话,谁往往更关心通话时间和网络结果,我们可能会问‘是分配足够的时间吗?”或“你能与潜在客户交流吗?”

我们也试着快速响应反馈。一个专门的团队设计调查问题,避免被领导和假设,从而产生偏见。例如,避免这样的问题“你喜欢问答会话吗?这假设参加者参加了会议。相反,问“你参与问答环节吗?的第一次。如果是这样,跟进类似,在1到5,你喜欢它吗?”

团队还分析反馈,并提出了解决方案。举例来说,在最近的一个事件,我们被要求与会者分享的电子邮件继续交流。我们很快聚集与会者同意和分享他们的联系信息。有一个快速的周转时间让被调查者知道我们关心他们的输入,从而鼓励他们作出及时的反应在未来我们的调查。