正确的混合:使混合会议工作

马克Carden已经运行研究者自2016年以来读者学术会议上交流。当大流行,会上上网,就像许多其他的大型会议。现在行业的事件再次拾起,组织者如Carden正在考虑从2020年和2021年的封锁应该携带什么教训他们流行后会议。混合会议-在线和现场似乎新标准,但他们可以为主办方带来陡峭的挑战。

混合会议难以建立和运行,在Carden的经验,比那些完全在线或完全面对面。“在线可以面对面是好的,因为你可以牧师会议,每个人都有同样的经历,但在混合很难创造平等和跨边界很难有交流,”他说。“但我也认为混合对未来至关重要。”

首先,混合会议都可以访问更多的人。从会议”在过去的两年里,数据显示急剧增加,为在线会议与会者的多样性,”伊丽莎白塔斯克说,天体物理学家Chōfu日本宇宙航空研究开发机构。塔斯克帮助组织IR2022,会议上地面红外天文台的未来,完全在线。“删除需要旅行的成本骤降出席,让会议更容易对那些有残疾或疾病,通常更容易平衡关怀或其他地方的承诺,”她说。闭路技术,显示一个文本版本的口语演讲的一部分,有助于使会谈和问答会更容易与听力损失参与者。虚拟会议也有低碳足迹,因为他们减少与会者的空中旅行。

差异是很重要的考虑时间,记住在线观众可能散布在全球各地。塔斯克建议安排一些会议在一天的开始和结尾,与会者包括东西方的东道国。这样做还可以让现场的观众有机会走出去探索主办城市,她说。

Carden)虽然不愿意承担额外的工作,敏锐地意识到所有这些好处。“的想法说‘让我们回到正常”似乎逆行和不公平,所以现在我坚持做混合因为这是正确的做法,但它成本的两倍。我们亏损在2022年的会议上,”他说。

平衡预算的混合,同时确保无论是在线还是面对面会议参与者感到局促,能感觉到压倒性的。但有几件事,组织者可以使他们的生活更容易和增加成功的机会。

通过混合定义你的意思

这个词混合会议可能意味着不同的东西。人们经常认为它只不过相当于把录音在线面对面会谈。但是,这是一个过时的方法,凡妮莎·莫斯说,联邦科学与工业研究组织的天文学家,澳大利亚国家科学机构,总部设在堪培拉。莫斯领导称为未来的合作会议,已出版资源改善虚拟交互在网络和混合会议。

“想法是人们常常纪实的印象的混合,但一个好的混合会议给观众平等机构提问和遵循内容和相互作用,”她说。“你必须把数字放在第一位。这意味着当你设计混合会议你不认为它是一个面对面活动附带一些网上。”

其他人则选择一种稍微不同的方法,只有部分可以面对面和在线会议参与者;其他部分针对每个特定的听众。组织者选择这么做的天体生物学科学会议,今年五月在乔治亚州亚特兰大举行。他们把这种方法因为提供混合平台的物流和费用是一种挑战,解释了詹妮弗·格拉斯在亚特兰大佐治亚理工学院的地球化学家帮助组织活动。

无论你如何定义混合你的会议,重要的是你这样做在你开始计划之前,之前和你沟通定义清楚与会者购买门票。这将帮助你管理的期望;它还将减少的可能性的失望。

仔细考虑定价

记住这一切,机票费用值得认真考虑。如果访问内容和参与是面对面和在线参与者真正平等,它可能是适当的收取相同的两种类型的票,Carden说。有些人会不同意,不过,希望在线门票会便宜甚至免费。“我的立场是,我们提供相同的值和成本是一样的,甚至更多的混合,所以价格应该是一样的,”他说。“但很多与会者说,他们最近会议预算被削减,老板说不值得的成本在线机票。“寻找一种缓和这些担忧,也许与彻底的解释提供在线的所有与会者,可能是有用的。

相比之下,如果在线和现场经验不同,玻璃帮助组织的事件,那么在线机票应该便宜。“我们在网上与人不同,”她说。“这是575美元的面对面和在线375美元。”

这是一个微妙的平衡,因为少在线门票收费可以亲身参与产生连锁反应。劳伦·谢泼德的观点,生命科学的项目经理Terrapinn事件——一个公司在伦敦的办公室,纽约、新加坡和迪拜,组织大型会议在科学主题,比如世界疫苗大会。“你会发现,你需要增加你的注册6倍混合会议,得到相同的临界质量人出现在人。”

是很重要的,因此,仔细思考你的定价策略。这主要取决于你想要达到的目的。值得问自己几个问题:面对面的参与仍然是重要的我大流行之前吗?我还会支付我的费用,提供更便宜的门票那些参与在线吗?我给在线参与者多少价值呢?我会支付我自己的钱去参加在线组件?

重新审视你的预算

玻璃和Carden都表示混合解决方案可以积累到相当的成本。尤其这样当事件是驻留在大型会议中心,通常限制允许设备在现场谁能操作它。这些中心甚至可能坚持合同批准的供应商,减少竞争更低的价格。“我最初想象的要便宜,”说玻璃。“但是你很有限的你可以租人。”

重要的是要做一个清单的设备可能需要,可以采购,在规划过程的早期。说,如果你想把事情做正确Carden)“你看着两个相机操作符,一个视频混合器,一个混音器和两个生产者”——换句话说,一组六个视听(AV)专家。“有这些专业人士双打成本。”

制定详细计划的教训是:谢泼德建议会议日期前一年开始大事件。这将消除糟糕的意外时,管理财政。

有一些方法可以降低成本;玻璃表明,这里的场地是一个重要考虑事项。“如果你做大学或一个非盈利的校园,那是一个完全不同的事情。校园资源意味着它可以做手头不宽裕,”她说。“但你需要进入这个现实的期望。混合并不容易与大型会议在公司活动场所,我不认为科学家们知道AV服务可以花多少钱。”

等组织未来的会议也提供指导如何降低成本的混合动力车。这包括在线资源和报告,但该组织还提供了定制的建议给那些要求;有时,它甚至帮助与技术和实践方面。

变焦广播演讲或讲座运行良好,但有一个世界的其他软件产品有助于提高在线体验。莫斯说,至关重要的是,它们可以具有成本效益。

Whova,例如,一个应用程序,问题可以通过扬声器。是特别有用的在线观众参与,但莫斯建议面对面与会者被要求以同样的方式提出问题。这样,两个观众聚集在一起,可以看到对方的问题。“你需要给网上的人同样的机会,”她说。“这是还不错,因为有一个记录被问到的问题。”

在线网络增添情趣

也许最大的论点赞成面对面事件网络和面对面地与人交流的机会。很难复制,有大量的经验,多人电话会议;少数人通常垄断谈话紧张。但是有更复杂的应用程序试图使在线网络更愉快。“我们使用相对廉价的工具叫SpatialChat,这基本上是一个虚拟的房间。你的照片是在一个圆,圆你移动它到别人的来满足他们,“Carden说。“成本我们£2000(2500美元)的200人的执照的两天。”

塔斯克也喜欢SpatialChat等产品。“他们给你一个阿凡达,谈话的声音掉当你远离一个群体,所以你可以有一个真正的对话的经验,”她说。“每个人都总是说如何在线会议吸因为没有网络组件,但它可以解决。”

SpatialChat不是城里唯一的游戏。收集是另一种流行的平台,用户体验就像一个像素的视频游戏。收集还包括为用户协作白板一起勾勒出的想法。如果这听起来太复杂,有少的,基于文本的选择不和和松弛等。

总之,组织一个混合会议需要额外的时间和压力。Carden说,穿上混合会议是“噩梦般的和创伤性组织。感觉就像旋转盘子给我。”,但最终的结果是值得的。“这是令人难以置信的到来时,”他说。