我如何在拨款申请中宣布坏消息

我支持研究人员确定合适的研究资助机会——特别关注慈善机构——并帮助他们提交最引人注目和最有竞争力的申请。我帮助研究人员打开资金大门。但有时，我不得不告诉他们，资金的大门已经在他们面前关上了。

许多外部资助计划限制了大学可以提交的申请数量。通常，这是为了减少需要审查的提案数量，从而将工作转移到大学。为了支持我们的内部审查程序——由内部小组做出的决定，而不是由我做出的决定——我不得不宣布一个坏消息。有时，这是针对申请奖学金或其他关键提升的早期职业研究人员;有时，是给更资深的同事，以回应重大研究或博士培训计划的提议。这比任何来自外部资助者的拒绝都要糟糕，因为它来自他们自己的机构。

这些接收坏消息的人都是我的同事，所以我有责任照顾他们。我很感激他们参与了我所支持的资助机会，并给了大学选择的机会。我不指望他们会对结果感到高兴或满意，但我希望他们认为这个过程是公平的。这意味着我必须给出好的反馈。

开门见山

有很多方法可以同情地传达坏消息。有些非常简单。其他的则更加复杂和耗时。

这是我所做的，也是我认为所有大学在内部方案和筛选过程中应该做的。首先，我试着“撕掉膏药”，清晰而迅速地与人沟通。我会尽快(在工作时间)给申请人发电子邮件，并在标题栏写上“坏消息-[计划名称]”。如果由我来决定，这将是所有高风险的“结果”信的标准做法。我们都有过这样的经历:疯狂地浏览一封信或电子邮件的结果，却发现文字在我们眼前游弋，并拒绝整合成我们想要的信息。

失败如何造福科学

然后我将跟进——稍后——发一封反馈邮件。写这些可能要花很长时间。通常情况下，我会从负责审查提案的小组成员那里得到书面反馈，再加上我自己在小组会议上的笔记。有时，我将对各种应用程序进行排名，并在资金耗尽的位置使用一条线(例如，在排名第四和第五的应用程序之间)。书面评论通常是直言不讳的，是为其他小组成员准备的。这样写反馈要快得多。用一种适合求职者的形式重新措辞需要更长的时间——换句话说，要让它不那么直接，去掉一些刺痛，同时不稀释信息或隐藏任何建设性的批评。我还将总结小组讨论，包括关于最终决定和个人申请的分歧。做好这件事需要几个小时。但他们是我的同事，我不吝惜一秒钟。

要对申请者做出有帮助的回应，就需要充分理解对一个不成功的资助申请的反馈意味着什么，以及它不意味着什么。我将在这里详细说明这一点，因为我认为这可能会帮助那些正在仔细研究反馈或审查员评论的落选申请人。

什么是反馈，什么不是反馈

研究经费是竞赛，不是测试。这不是为了达到预先设定的标准:而是为了一个提案赢得资金，因为它被认为比竞争对手更好。

颁发驾照或博士学位的数量没有限制。这些要求您通过测试，任何符合标准的人都成功了。它们是无限的商品。我早上的成功对你下午的机会没有任何影响。研究经费和奥运奖牌一样，都是限量商品。它们是争夺稀缺资源的结果。这似乎是显而易见的一点，但很容易被忘记。在每一次征求提案的过程中，专家组都有很多想要支持但缺乏预算的申请。

应用程序没有得到资助的原因至少与被选择的应用程序有很大关系。但是，由于显而易见的原因，这些获奖提案的反馈中没有任何内容。也许有一种平淡无奇的说法是关于一个过程有多么激烈，做出决定有多么困难(这通常是正确的)，但没有人真正接受这一点。对不成功申请的反馈可能不包括不成功的原因，因为这些原因与其他提案有关。

亲爱的资助机构:告诉我我哪里错了

通常，我发现反馈的细节、有用性和清晰度往往与提案成功的程度成反比。如果有一份详细的评论指出了(感知到的)基本缺陷和弱点，这些评论可能解释了为什么你的提案没有得到资助。然而，如果批评是轻微的、模糊的或吹毛求疵的，这通常是一个迹象，表明你的建议并没有太大的问题。如果有很多积极的评论，这可能是一个迹象，表明你已经接近了——但最终，专家组认为其他提案提供了更多。

在您的应用程序中，您和您的团队可能没有多少(甚至没有什么)可以做不同的事情，或者可以更改或改进这些事情。所以，试着抵制浏览评论者的评论，盯着一个或多个负面评论，并假设它们是你失败的原因。可能是你提交了你的想法的最好版本，你已经无能为力了。

资助者在哪些方面可以做得更好?

直接告诉他们。把面试结果写在电子邮件的主题栏里，并在办公时间内发给申请人。

提供一个排名，并说明一个提案离获得资助有多近。这对资助者来说应该很容易提供。有些方案有多个阶段，分享提案被淘汰的阶段是很简单的。如果审稿人的分数产生排名，那么排名(和资金切断)就可以共享。在欧盟对资金申请的审查中，共享排名是很常见的。

不要在没有过滤或上下文的情况下分享“原始”评论者的评论。这可能是有害的，因为脾气暴躁、碍事、迂腐的“审稿人2”，正如这样的裁判通常所知，只是“审稿人2”。这样的评审员可能会从根本上误读或误解一个提案，或痴迷于一些小细节，或怀有奇怪的敌意。小组成员注意并忽略需要忽视的东西。但如果没有背景，申请人不会知道这一点，可能会错误地认为审稿人2是他们没有获得资助的唯一原因。即使是一段简短的总结小组讨论来提供一点背景——标记被忽视的评论——在这里也会有所帮助。

对审稿人的反馈和小组讨论进行准确、坦率和人性化的总结。这并不便宜，许多资助者也没有能力做到这一点，因为要做好这件事需要做很多工作(而且没有一点技能)。但我认为，当公共资金被花费时，这将是对资源的良好利用——如果我必须选择的话，我会优先考虑早期职业生涯计划。

发布公开的“成功声明”。资助者就每个成功的提案写一份公开声明，解释他们喜欢这个提案的什么地方，以及为什么它被选中，这可能是一个很大的鼓励来源。

发布整个融资轮的摘要。这应该包括一些关于常见错误的一般性反馈，成功提案的特点，以及这一轮与前几轮是否以及如何不同。新出现的趋势是什么?专家组想多多少少看到些什么?在他们的投资组合中，哪些是代表性不足的?

最终，我们的好点子比我们的资金支持要多得多。尽管资助者无法改变这一点，但他们中的许多人可以比现在做得更多，提供有效而善意的反馈——无论他们有多忙。这将更好地尊重落选申请人的时间和努力，并帮助他们从任何错误中吸取教训，或者在他们已经尽了最大努力的情况下继续前进。