六种通过电子邮件吸引主要调查人员注意力的方法

我们都收到过我们希望更短、更简单、更可操作的电子邮件。同样地，我们可能都发送过一些我们希望立即取消发送的邮件，因为我们错过了一个重要的细节，使它太复杂或不够清楚。

但我们通常不会停下来思考如何改善我们的电子邮件礼仪来避免这些错误。我在加拿大多伦多的病童医院(Hospital For Sick Children)做了一年半的临床研究项目经理。我还在多伦多大学做了5年的实验室经理，现在是那里的一年级博士生。我的职业经历让我对电子邮件的艺术有了一些有益的见解，其中大部分是我在一个有20多名学生的实验室里与一位忙碌的首席研究员的互动中获得的。这里有6个技巧，你可以在写电子邮件时遵循。

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1.是简洁。因为电子邮件没有字数限制，它很容易让你挥霍你的思想。这并不意味着你应该只发送非常简短的电子邮件——有些信息需要更多的时间和空间来解释。问问你自己，你想让读者从你的邮件中了解哪些要点。我建议将需要特别注意的某些术语加粗或着色。这样做可以将你的听众的注意力吸引到某些关键信息上。

2.包括可操作的话。如果你在寻求帮助、澄清或需要回复的事情，这一点尤其重要。您可能遇到过这样的情况:您发送了一封电子邮件，希望得到回复，但没有收到。如果我要向我的主管提交一份实验计划，我会清楚地说明我想要什么。例如:

实验方案见附件。我希望得到具体的反馈图5在第4页这一建议，以及对计划本身的一般评论。”

这封电子邮件明确表示，你希望你的主管审查整个提案，并为特定领域提供详细的反馈。

3.在合适的情况下给出最后期限，并解释为什么你需要在那之前得到一些东西。我们都曾处于一种焦急地等待答复的状态。为了避免在邮件的紧急程度上含糊不清，为请求提供最后期限有助于缓解紧张情绪。例如:

实验方案见附件。我希望得到具体的反馈图5在第4页这一建议，以及对计划本身的一般评论。向委员会提交这项提案的最后期限是11月25日。如果你能在11月20日前审阅我可以完成最后的编辑，以便提交。”

通过这样做，你给了收件人明确的工作期限。为你的要求提供合理的时间，这取决于工作的范围和复杂性。

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4.跟进。有时候，收你邮件的人有很多事情要处理。这通常意味着他们可能会完全错过你的电子邮件。明确表示你会保持联系。

实验方案见附件。我希望得到具体的反馈图5在第4页以及对该计划本身的一般性评论。向委员会提交这项提案的截止日期是12月25日。如果你能在11月20日前审阅，我可以完成最后的编辑提交。

我将3天内跟进确保一切都清楚，如果还需要什么。”

这样，如果你没有收到回复，你就可以在预定的日期发一封跟进邮件。在大多数情况下，作为提醒的第二封电子邮件通常足以引起回复。但请记住，给自己留一封提醒邮件也同样重要，因为收件人可能只是把这第二封邮件作为开始的通知。试着把这些日期写进你的日历。

5.把所有内容都写在一封电子邮件里。电子邮件通常用来发送正式的或重要的信息。这意味着如果你养成了反复发送电子邮件来添加信息的习惯，你的信息就会失去重要性。避免在两分钟内发送三封含有额外信息的电子邮件的一个简单而有效的方法是在发送之前通读一遍电子邮件。

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如果你不确定你的电子邮件是否完整，把它保存在草稿文件夹中，在一天结束时以更清晰的思路来看它。在发送邮件之前，在心里问问自己是否有遗漏的东西，这也会让你养成习惯。很多时候我都发现自己在做这个简单的步骤时忘记了添加关键的细节。清楚地标记你所有的文件，并将它们都附加到一封电子邮件中，这会受到收件人的欢迎。最后，尽量包括适当的主题标题，特别是在转发电子邮件链时，以避免让收件人不知道他们的注意力应该集中在哪里，也不知道任务是什么。

6.充分利用电子邮件功能。我个人认为，弹出附件窗口提醒我可能丢失文件是很有用的。其他选项包括按下发送按钮后10秒的延迟，在此期间您可以取消发送。将电子邮件设置为“高度重要”是提高紧急截止日期的一个简单方法，但尽量只处理非常重要的邮件。对于一些人来说，阅读收据可能是一种选择，但请记住，其他人可以关闭自动发送收据。

直到今天，电子邮件在很大程度上仍被保留为一种正式的交流方式，通常会有更多的对话式消息平台作为补充，如Slack、Microsoft Teams或谷歌Chat。

我花了几千封电子邮件和许多错过的附件来磨练我的电子邮件技能，但遵循这六个技巧可以节省时间，提高我的效率，并帮助我避免歧义。我的PI也不再疑惑地盯着我看了。