UKCSJ——英国科学记者发布会

我热衷于特性不同的观点和不同类型的会议会议。这篇文章包含了这两个目标,UKCSJ不是一个典型的学术会议,而是一群科学记者和其他组织的科学作家英国科学作家协会(ABSW)讨论和审查重大科学问题感兴趣的公众。它的作者是Sallie知更鸟董事会议,提供她的想法组建一个成功的会议。

找到更多关于实际发生的事情在UKCSJ看到计划和模因的文章在博客在这里和在这里,包括storify从所有的会话。你能找到我自己的想法在我第一次尝试会议组织临时讲台科学博客作为最近的“开端”系列的一部分,在这里。

名称:Sallie知更鸟

日期:2012年6月25日

地点:英国伦敦皇家学会

网站:http://www.ukcsj.org/

成功的会议组织的秘诀是几乎看不见在保持平稳运行的一切。代表和演讲者应该喜洋洋的幕后的高点和低点。那么如何实现呢?老实说,及早得到正确的人,很多重活总是有B计划,有时一个C, D和E。

英国科学记者会议(UKCSJ)发生在今年6月,第二次主任会议我当然有自己的偏好,但反馈给人的印象是:一切‘工作’,当然,如果事情没有你通常会听到它很快。那么什么是参与组织250名代表一天会议吗?两个关键元素内容和物流,都有一个相等的部分支付最后的成功事件。

内容

内容是第一位,这一点,你需要确定你的主要受众。为UKCSJ是英国科学作家协会(ABSW)成员和其他科学记者。你可以有二次观众,UKCSJ那些关键的情况下对科学的兴趣和媒体,如新闻官,但确定一个明确的主要受众真正突出的焦点事件。

一旦观众需要鼓励他们支付一个事件和休息一天远离他们的桌子上。这需要结合三个方面指导从主机——ABSW,观众的利益和规划委员会的想法。幸运的是,ABSW成员不断参与其他活动和在线讨论,强调他们感兴趣的关键问题。通过监控ABSW讨论列表,和社交媒体的问题你可以得到一个好的感觉可能吸引他们参加会议。总统ABSW给一个明确的引导的三个主题,形成讨论链在UKCSJ这是结合上面提到的印象从在线讨论和用于生成一长串的会话。

这些想法提供给我们的规划小组的科学记者和其他人用手指在媒体上科学的脉冲。这包括广播和印刷的代表,博客,专业媒体和国家媒体。委员会只有一个长明快会议期间,一个短的会议列表是同意,该组织成员的所有权特定的会话。这是跟进许多在线讨论委员会工作每个会话的焦点,填充板扬声器和熟练的科学记者的椅子。

物流

这可能是更艰巨的任务,因为它是一个独自旅行的导演只需要让它发生。第一次预算,将事件成本的场地,餐饮、视听要求,打印需求,不胜枚举,但一开始就需要花时间来识别所有成本,然后可能增加10%作为应急。你的收入是通过委托费用和赞助?您需要设置明确的目标为代表数字和收入和赞助收入,然后监视他们,看看你在跟踪各关键点。你可以降低成本甚至事件如果你需要的大小,以避免经济损失。

然后在会议上你的目标收入工作的开始。早起的人代表,社会媒体,网站不断更新计划吸引代表和收入都发挥自己的作用。寻找赞助商本身几乎是一个专门的工作,但它的核心是确定你的会议提供赞助,他们也没有得到。“设置菜单”选项为赞助商基于金融承诺总是但是你必须灵活和创造性,工作与每个个体福利计划赞助商。它也有助于很好地连接,因为它总是那些已经意识到自己的组织或活动或知道你的规划小组,或扬声器更愿意上比你“冷”。

最后的准备

所以你已经做了各种各样的宣传推动和代表在你所需要的速度;你的计划是所有但设置和你使棘手的决定最终的时间表以避免扬声器的冲突;你有足够的赞助,以确保收支平衡;那么是时候冰蛋糕但是不要低估这最后阶段将所有事件如何运行的区别。

最后阶段都是关于列表就有条不紊地工作。这可能听起来很奇怪但是我完全建议可视化,通过在你的脑海中走一天。认为每一个阶段,哪些是必需的,你还需要做什么来实现这一点。在最基本的会议可以归结为三组:扬声器/椅子,赞助商和代表。他们需要在当天,以确保他们得到最的会议?

扬声器和椅子需要了解他们确切地知道什么是预期,尤其是在结构和计时。总是得到你的演讲者事先讨论会话这导致更好的辩论,将防止太多的重叠在演示。赞助商你必须确保你兑现所有承诺——从品牌推进信息代表——如果你承诺,你必须让它发生。你的代表出席和预期的事件,所以你需要确保你满足这些期望。为他们提供信息,帮助他们可能需要当天的事件。别忘了起草自己的所有重要的日计划,定时提醒要点让你头脑清醒应对不可避免的意外。